Kendi güzellik ürünü markasını kurmak, birçok kozmetik tutkunu için bir hayaldir. Pek çok yeni girişimci, kozmetik sektöründe deneyimi olmadan bu maceraya atılır.
Doğru destekle bile özellikle mevzuatlar söz konusu olduğunda hatalar yapabilirler.
PIF (Ürün Bilgi Dosyası)
Kozmetik marka sahiplerinin yaptığı ilk hata, eksik ya da hiç olmayan bir Ürün Bilgi Dosyası (PIF) hazırlamaktır.
Adından da anlaşılacağı üzere, Ürün Bilgi Dosyası, bir kozmetik ürünle ilgili tüm bilgileri içeren dosyadır. Bu dosya, Fransa’daki DGCCRF gibi yetkili kurumlar tarafından, genellikle markayı temsil eden Pazarlamadan Sorumlu Kişi’den istenebilecek, zorunlu ve vazgeçilmez bir unsurdur. Eksik ya da hiç bulunmayan bir PIF, Fransa’da 15.000 € para cezası ve bir yıla kadar hapis cezasıyla sonuçlanabilir.
PIF, ürünle ilgili mevcut tüm verileri içerir. Bunlar; nicel formül, ambalaj bilgileri, etiket, stabilite ve uyumluluk testleri, dayanıklılık testi, cilt tahrişi testi, güvenlik değerlendirmesi, İyi Üretim Uygulamaları’na uygunluk sertifikası, ileri düzey iddiaların kanıtları, kozmetovijilans vakaları vb.
PIF, ürün piyasaya sürüldüğü andan itibaren eksiksiz olmalı ve ürünün yaşam döngüsü boyunca düzenli olarak güncellenmelidir.
Güncelleme Zorunluluğu
İkinci hata, Ürün Bilgi Dosyası’nı güncellemeyi unutmaktır.
Formüldeki değişiklikler, yeni ambalajlar, yeni etiketler, tedarikçi değişiklikleri bunların hepsi PIF’te güncellenmelidir. Bu dosya ürünün kimlik kartıdır ve sürekli güncel tutulmalıdır. Yetkililer, internetten ya da mağazadan satılan bir ürünü, hiçbir şüpheye yer bırakmadan ilgili PIF ile eşleştirebilmelidir. Bu nedenle düzenleyici dosya, ürünle birlikte “yaşamalı” ve en ufak bir değişiklikte bile güncellenmelidir.
Örnek: Tedarikçi, hammaddelerden birini stokta bulundurmuyor. Başka bir tedarikçiden sipariş verildiğinde, Sorumlu Kişi, malzemelerin özellikle içerik açısından eşdeğer olduğunu doğrulamalı ve tedarikçiye ait tüm belgeler (SDS, teknik bilgi formu, sertifikalar vb.) ile PIF’i güncellemelidir.
Başka bir örnek: Bir marka, 200 ml’lik kozmetik kremler satıyor ve 100 ml’den küçük seyahat boyunu sunmak istiyor. Bu durumda, yeni ambalaj için uyumluluk testleri, bu ambalaja ait teknik bilgi formları, bu formata uygun ürün etiketi vb. ile PIF güncellenmelidir.
Ürün Bildirimi
Bir kozmetik ürün piyasaya sürülmeden önce, firma ayrıca CPNP (Cosmetic Products Notification Portal) üzerinden, Avrupa’daki tüm kozmetik ürünler için bildirim yapmak zorundadır.
Kozmetovijilans
Kozmetovijilans (kozmetik ürünlerin piyasaya sunulduktan sonra güvenliğini izleme ve olası yan etkilerini raporlama sistemi), PIF’lerde sıklıkla göz ardı edilir.
“Kozmeto” ve “vijilans” kelimelerinin birleşiminden oluşan bu terim, kozmetik ürünlerin kullanımından sonra ortaya çıkan istenmeyen etkilerin izlenmesini ifade eder.
İstenmeyen etkiler, bir ürün kullanıldıktan sonra oluşan zararlı ve beklenmeyen etkilerdir. Kozmetik ürünü pazarlamadan sorumlu kişi, bildirilen tüm istenmeyen etkileri dikkate almak, işleme almak ve PIF’e eklemekle yükümlüdür.
Ayrıca, hastaneye yatış, geçici ya da kalıcı sakatlık, hayati risk veya ölüm gibi ciddi istenmeyen etkilerde, Sorumlu Kişi durumu en kısa sürede ANSES’e bildirmelidir. Fransız Halk Sağlığı Kanunu’nun L5431-8 maddesi, ciddi bir istenmeyen etkinin bildirilmemesi halinde 30.000 € para cezası ve iki yıla kadar hapis cezası öngörmektedir.
İddialar (Claims)
Pazarlama ve iletişim hataları, start-up’ların (yeni ve hızlı büyüyen şirket / girişim) günlük yaşamını da etkiler. Etiketler genellikle düzenleyici kurumlar tarafından incelenip onaylansa da, web siteleri, blog yazıları veya sosyal medya paylaşımlarında bu durum daha nadirdir. Peki, bunlar mevzuata uygun mu?
İletişim ve reklam materyalleri, etiketler için geçerli olan iddia kurallarına tabidir.
655/2013 sayılı Yönetmelikte tanımlanan altı Ortak Kriter vardır:
- mevzuata uyum,
- doğruluk,
- kanıt,
- dürüstlük,
- adillik,
- bilinçli seçim
Bunlar tüm ürün iddialarının, özelliklerinin, niteliklerinin veya değerlerinin gerçek, yetkilendirilmiş ve kanıtlanmış olması gerektiği anlamına gelir.
Örneğin;
- “Hayvanlar üzerinde test edilmemiştir” iddiası, Avrupa Kozmetik Yönetmeliği hayvan testlerini yasakladığı için izin verilen bir ifade değildir. Yasanın zaten zorunlu kıldığı bir durumu iddia olarak kullanmak yasaktır.
- “Hamile ve emziren kadınlar için uygundur” iddiası, güvenlik değerlendirmesinden sorumlu toksikolog tarafından onaylanmalıdır.
- “Bio” etiketi ise yalnızca organik sertifikalı ürünlerde geçerlidir. (örneğin COSMOS Organic sertifikası gibi.)