Avrupa Birliği’ne üye olan ülkelerde kozmetik ürünlerin piyasaya sunulması için, 1223/2009 Kozmetik Yönetmeliğinde açıklandığı gibi Ürün Bilgi Dosyası hazırlanması gereklidir. Ürün Bilgi Dosyası zorunludur ve her kozmetik ürün için ayrı ayrı hazırlanmalıdır.
Bu yönetmeliğin 11. maddesinde, Sorumlu Kişi tarafından ilgili kozmetik ürüne ait Ürün Bilgi Dosyası’nın son parti üründen sonraki on yıl süreyle saklaması gerektiği açıklanmaktadır.
Sorumlu kişi, Ürün Bilgi Dosyası dilinin yetkililer tarafından kolayca anlaşılabilir olmasını sağlamalı ve ayrıca gerekirse belgeyi güncellemelidir. Ürün Bilgi Dosyası (PIF) güvenli bir alanda saklanmalıdır. Elektronik olarak veya başka bir biçimde erişilebilir olmalıdır.